När vi började prata med tryckerier trodde vi att flaskhalsen låg i produktionen. Det gör den inte. Maskinerna är snabba, personalen är skicklig och kapaciteten räcker gott.

Tiden försvinner innan jobbet ens når pressen.

En beställning börjar med ett mejl där kunden beskriver ungefär vad hen vill ha. Någon på tryckeriet läser det, tolkar det, ställer följdfrågor om format, papper, upplaga och leverans, räknar fram ett pris för hand, mejlar tillbaka en offert, väntar, får ett godkännande och lägger till slut in ordern manuellt.

Fem, sex mejl fram och tillbaka. För en order som kunden lade förra kvartalet också, med exakt samma specifikation.

Och det är den enkla delen.

Sedan kommer tryckfilen. Den är i RGB i stället för CMYK. Den saknar utfall. Bilderna ligger i 96 dpi för att kunden exporterade från en webbsida. Typsnitten är inte inbäddade. Sidstorleken är A4 fast produkten är 210 × 210. Det ligger en dekorfärg i dokumentet som ingen beställt.

Någon på tryckeriet öppnar filen, hittar felen, skriver ett mejl som förklarar dem på ett sätt kunden förstår, väntar en dag, får en ny fil och kontrollerar igen. Ofta är den andra filen också fel, för kunden är grafiskt intresserad men inte grafiker.

Det handlar om timmar varje vecka, utförda av tryckeriets mest erfarna personal, på arbete som varken kunden eller tryckeriet vill betala för. Och när ett fel ändå slinker igenom hamnar kostnaden för omtrycket hos tryckeriet.

Räkna på din egen verksamhet. Trettio order i veckan, tjugo minuter administration per order, en timkostnad på 550 kronor. Det blir ungefär 5 500 kronor i veckan i arbete som inte fakturerats någon. Byt ut siffrorna mot dina egna. Poängen är storleksordningen, inte exaktheten.

Det finns web-to-print-plattformar. Flera stycken, en del riktigt kompetenta. Vi tittade på dem innan vi bestämde oss för att bygga något eget.

Tre saker gjorde att de inte fungerade för svenska tryckerier i den storlek vi jobbar med.

Implementationen är ett projekt, inte en installation. I kundomdömena för de stora internationella verktygen återkommer samma sak: det tog uppemot ett år att komma i drift och krävde en egen utvecklare. Ett tryckeri med sex anställda har ingen utvecklare, och kan inte driva ett årslångt IT-projekt vid sidan av produktionen.

Sortimentet stämmer inte. Ett svenskt tryckeri säljer sällan bara papper. Samma bolag trycker visitkort, graverar skyltar och trycker arbetskläder. De internationella plattformarna är byggda för renodlade trycksaksproducenter, och allt utanför pappersspåret blir en egen lösning vid sidan om.

Priset är satt för en annan marknad. Verktygen är prissatta efter volymer som gör dem självklara för ett stort tryckeri och orimliga för ett litet.

Valet stod mellan att rekommendera något vi inte trodde på, eller att bygga själva.

Printlo är en beställningsplattform för tryckerier. Kunden går in på tryckeriets egen webbadress, väljer produkt, ser priset direkt, laddar upp sin fil och lägger ordern. Ingen offertrunda för jobb som inte behöver en.

Det som gör skillnaden är preflight-motorn. Den granskar filen i det ögonblick den laddas upp och rättar automatiskt det som säkert går att rätta: färgrymd, utfall och formatavvikelser. Det som inte kan rättas maskinellt förklaras för kunden i klartext, på svenska, medan hen fortfarande sitter kvar och kan göra något åt det.

Effekten är att kontrollen flyttar från tryckeriets prepress till beställningsögonblicket. Filen som når produktionen är redan tryckbar.

Utöver det hanterar plattformen ordern hela vägen: status, historik, återbeställning av tidigare jobb och kundens egna uppgifter.

Preflight löser problemet med en fil som är fel. Men på ett svenskt tryckeri finns en minst lika stor kategori där det inte finns någon fil alls.

En skyltorder börjar med ett mått, inte med en PDF. Kunden vet att skylten ska sitta på en dörr, vara ungefär trettio centimeter bred och ha två rader text. Det finns ingenting att ladda upp. Den kund som ändå skickar något skickar en bild i fel skala, och någon på tryckeriet får rita om den i CAD innan den kan gå till fräs, laser eller skärplotter.

Skyltmodulen vänder på det. Kunden anger mått, material, textrader och placering, och plattformen genererar vektorfilen i exakt millimeterskala med måttsättning enligt standard. Filen som kommer ut är produktionsklar. Ingen ritar om någonting.

En klädorder är inte en order, den är fyrtio. En design på fyrtio plagg i åtta storlekar med tre tryckplaceringar, ofta med namnlistor för ett lag eller en personalgrupp. I dag hanteras det som ett mejl med ett bifogat kalkylark, och kalkylarket ändras tre gånger innan produktionen får börja.

Klädmodulen låter kunden bygga beställningen själv: välja plagg och färg, placera trycket med mått, fylla i storlekar och namn, och se priset uppdateras när antalet ändras. Tryckeriet får en färdig orderspecifikation i stället för ett kalkylark att tolka.

Båda modulerna byggs och testas just nu och är ännu inte i drift. Skyltdelen har kommit längst. Att de finns alls är hela poängen med att bygga för svenska tryckerier. Här säljer samma bolag visitkort, dörrskyltar och arbetskläder från samma verkstad, och en plattform som bara förstår papper löser en tredjedel av problemet.

Det är den vanligaste invändningen, och den är delvis riktig.

Varje tryckeri har jobb som kräver ett samtal. Ovanliga format, efterbehandling som måste diskuteras, upphandlingar med bilagor, kunder som inte vet vad de vill ha förrän någon frågat dem tre gånger. De jobben ska fortsätta gå via offert. Det är dessutom där marginalen sitter.

Men de utgör sällan huvuddelen av volymen.

Huvuddelen är återkommande jobb. Dörrskyltar till samma fastighetsbolag varje gång en hyresgäst byts ut. Arbetskläder med samma logotyp i samma placering som förra beställningen, bara nya storlekar och namn. Rollups till kommunens mässmonter. Dekaler till en fordonspark som utökas med två bilar i taget. Jobb tryckeriet har producerat dussintals gånger, med specifikationer som inte ändrats på flera år, och som ändå kräver en mejlkedja varje gång.

Det gäller särskilt kunder med ramavtal. Ett tryckeri som vunnit en upphandling hos en kommun eller ett kommunalt bolag har återkommande beställningar av samma trycksaker, ofta från flera olika beställare inom samma organisation. Varje sådan beställning går i dag genom en manuell runda som ingen av parterna har någon nytta av.

Printlo tar inte bort offertflödet. Det tar bort de offerter som aldrig borde varit offerter, så att prepress-tiden hamnar på de jobb som faktiskt kräver ett omdöme.

Printlo är i drift hos en pilotkund i norra Sverige, ett tryckeri med ett brett sortiment över papper, gravyr och textil. Modulerna för skylt och kläder byggs vidare parallellt.

Vi tar in fler tryckerier nu, men få i taget. Uppsättningen görs tillsammans med oss. Sortiment, priser och tröskelvärden per produkt är arbete som ska göras rätt en gång, inte snabbt.

Driver du ett tryckeri och känner igen mejlkedjan i den här texten är det värt en halvtimmes samtal.