När vi började prata med tryckerier trodde vi att den stora flaskhalsen fanns i produktionen. Men ganska snabbt insåg vi att problemet låg någon helt annanstans.

Maskinerna är snabba. Personalen kan sitt jobb. Kapaciteten finns.

Det är innan jobbet når produktionen som tiden försvinner.

En vanlig beställning kan börja med ett mejl där kunden försöker beskriva vad den vill ha. Någon på tryckeriet behöver läsa, tolka och ställa följdfrågor. Vilket format? Vilket papper? Hur stor upplaga? När ska det levereras?

Sedan ska ett pris räknas fram, en offert skickas, kunden ska återkomma med ett godkännande och ordern ska till sist läggas in manuellt.

Plötsligt har det blivit fem eller sex mejl fram och tillbaka för en beställning som samma kund kanske gjorde förra kvartalet, med exakt samma specifikation.

Och då har vi inte ens kommit till tryckfilen.

När tryckfilen väl kommer in börjar nästa del av arbetet.

Filen är i RGB i stället för CMYK. Utfallet saknas. Bilderna har för låg upplösning. Typsnitten är inte inbäddade. Dokumentet är skapat i A4 trots att den färdiga produkten ska vara 210 × 210 mm. Kanske finns det dessutom en dekorfärg i dokumentet som kunden aldrig har beställt.

Någon på tryckeriet behöver öppna filen, hitta problemen och förklara dem för kunden på ett begripligt sätt.

Sedan väntar man.

En ny fil kommer in och behöver kontrolleras igen. Ibland är även den felaktig, eftersom kunden kanske är van att arbeta med grafiskt material men saknar kunskapen som krävs för att skapa en korrekt tryckfil.

Det här blir snabbt många timmar varje vecka. Dessutom utförs arbetet ofta av några av tryckeriets mest erfarna medarbetare.

Det är tid som varken kunden eller tryckeriet egentligen vill betala för. Och om ett fel ändå följer med hela vägen till produktion kan resultatet bli ett omtryck som tryckeriet får stå för.

Ta ett enkelt räkneexempel.

Ett tryckeri hanterar 30 order i veckan. Varje order kräver i genomsnitt 20 minuters administration. Med en intern timkostnad på 550 kronor motsvarar det ungefär 5 500 kronor i veckan.

Det är tid som läggs på att administrera beställningar i stället för att producera dem.

Siffrorna kommer förstås att skilja sig mellan olika tryckerier. Poängen är inte den exakta summan, utan hur snabbt många små manuella moment blir en stor kostnad.

Det finns redan web-to-print-plattformar på marknaden. Flera av dem är riktigt kompetenta.

Vi tittade på befintliga alternativ innan vi bestämde oss för att bygga Printlo. Men vi såg framför allt tre problem för den typ av svenska tryckerier vi arbetar med.

Det första är implementationen.

För många system är det inte bara en fråga om att skapa ett konto och börja använda tjänsten. Införandet blir ett eget IT-projekt med konfigurering, integrationer och teknisk kompetens.

För ett stort tryckeri kan det vara rimligt. För ett mindre tryckeri med kanske sex anställda ser verkligheten annorlunda ut. Där finns sällan en egen utvecklare eller möjlighet att driva ett omfattande implementationsprojekt vid sidan av den dagliga produktionen.

Det andra problemet är sortimentet.

Många svenska tryckerier arbetar betydligt bredare än namnet antyder. Samma företag kan producera visitkort på morgonen, gravera dörrskyltar efter lunch och trycka arbetskläder på eftermiddagen.

Många befintliga plattformar är däremot framför allt byggda kring traditionella trycksaker. När produktionen går utanför papper behöver tryckeriet ofta komplettera med andra system eller manuella arbetssätt.

Det tredje är priset.

Många av de etablerade systemen är byggda och prissatta för betydligt större volymer. För ett stort tryckeri kan kalkylen vara självklar. För ett mindre tryckeri kan samma investering vara svår att räkna hem.

Till slut stod vi därför inför två alternativ: rekommendera en lösning som vi inte tyckte passade målgruppen särskilt bra, eller bygga något från grunden för den verklighet vi såg.

Vi valde det senare.

Printlo är en beställningsplattform utvecklad för tryckerier.

Tanken är enkel: de beställningar som går att standardisera ska också vara enkla att beställa.

Kunden går in via tryckeriets egen webbadress, väljer produkt och specifikation, ser sitt pris, laddar upp sin fil och skickar beställningen.

Ingen offert behöver skapas för hand när det handlar om ett jobb som egentligen aldrig behövde en offert från början.

En viktig del av Printlo är kontrollen av tryckfilen.

När kunden laddar upp sin fil granskas den direkt. Systemet kontrollerar exempelvis färgläge, utfall, format och upplösning. Sådant som säkert kan hanteras automatiskt kan rättas direkt. Om något kräver kundens uppmärksamhet får kunden i stället en tydlig förklaring medan beställningen fortfarande pågår.

Det förändrar när arbetet sker.

I stället för att tryckeriets personal upptäcker problemen när ordern redan har kommit in, får kunden hjälp att lösa dem innan beställningen går vidare till produktion.

Målet är enkelt: filen som når produktionen ska vara redo att tryckas.

Printlo hanterar dessutom orderflödet vidare med bland annat orderstatus, historik, kunduppgifter och möjligheten att enkelt beställa tidigare jobb igen.

Här blev det tydligt för oss varför en plattform för svenska tryckerier behöver tänka bredare än traditionell web-to-print.

En skyltbeställning börjar exempelvis inte alltid med en färdig fil.

Kunden kanske bara vet att det behövs en skylt till en dörr, att den ska vara ungefär 30 centimeter bred och innehålla två rader text.

Då finns det ingen färdig PDF att ladda upp.

I dag kan det innebära att kunden skickar en enkel skiss eller bild. Någon på tryckeriet behöver sedan återskapa underlaget i rätt skala innan skylten kan gå vidare till fräs, laser eller skärplotter.

Därför bygger vi en särskild skyltmodul.

Kunden väljer exempelvis mått, material, färg och antal hål och placerar sedan text eller symbol direkt på skylten. Plattformen skapar därefter underlaget i rätt mått och skala.

Tanken är att tryckeriet ska få ett användbart produktionsunderlag direkt, i stället för något som först måste ritas om.

En beställning av profilkläder kan se enkel ut från kundens perspektiv, men bli betydligt mer komplicerad när den når tryckeriet.

En och samma design kanske ska användas på 40 plagg i åtta olika storlekar. Vissa ska ha namn. Andra ska ha olika tryckplaceringar. Någon behöver storlek M, någon annan XL.

I många fall hanteras allt detta fortfarande genom mejl och kalkylark.

Sedan ändras kalkylarket.

Och ändras igen.

Innan produktionen kan börja behöver någon kontrollera att antal, storlekar, namn, färger och placeringar faktiskt stämmer.

I Printlos klädmodul är tanken att kunden själv ska bygga sin beställning. Kunden väljer plagg och färg, placerar sitt tryck, anger storlek och fyller i exempelvis namn. Priset uppdateras samtidigt när beställningen förändras.

Tryckeriet får en strukturerad orderspecifikation i stället för ett kalkylark som någon behöver tolka.

Både skylt- och klädmodulen utvecklas och testas just nu och är ännu inte i full drift. Skyltmodulen har kommit längst.

Men att de över huvud taget finns är en viktig del av tanken bakom Printlo.

Ett svenskt tryckeri kan sälja visitkort, dörrskyltar och arbetskläder från samma verksamhet. Då räcker det inte med ett system som bara förstår papper.

Det här är förmodligen den vanligaste invändningen vi möter.

Och till viss del stämmer den.

Alla tryckerier har jobb som behöver hanteras personligen. Det kan handla om ovanliga format, särskild efterbehandling, större upphandlingar eller kunder som själva inte riktigt vet vad de behöver.

De jobben ska inte automatiseras bort.

Tvärtom är det ofta där tryckeriets erfarenhet och kompetens skapar som mest värde.

Problemet är att samma arbetssätt används även för de enkla och återkommande beställningarna.

Dörrskyltar till samma fastighetsbolag varje gång en hyresgäst byts ut.

Arbetskläder med samma logotyp på samma plats som förra gången, men med nya storlekar och namn.

Rollups till kommunens mässor.

Dekaler till en fordonspark som precis fått två nya bilar.

Det är jobb som tryckeriet redan har producerat många gånger. Specifikationerna är kända. Ändå börjar nästa beställning ofta med ännu ett mejl.

Det blir särskilt tydligt för kunder med ramavtal.

Ett tryckeri som har avtal med en kommun, ett fastighetsbolag eller en större organisation kan få återkommande beställningar av samma produkter från flera olika beställare. Trots att produkterna redan är definierade går varje ny beställning genom samma manuella process.

Det är precis den typen av arbete vi vill minska.

Printlo ska inte ta bort offertflödet.

Det ska ta bort de offerter som aldrig behövde vara offerter från början.

Då kan tryckeriets tid i stället läggas på de jobb där erfarenhet, rådgivning och yrkeskunnande faktiskt behövs.

Printlo testas i dag tillsammans med en pilotkund i norra Sverige, ett tryckeri med ett brett sortiment inom bland annat papper, gravyr och textil.

Samtidigt fortsätter utvecklingen av skylt- och klädmodulerna.

Nu börjar vi ta in fler tryckerier, men vi gör det i begränsad takt.

Anledningen är enkel. Printlo ska inte vara ännu ett system som lämnas över med ett användarnamn och en manual. Vi sätter upp plattformen tillsammans med tryckeriet.

Sortiment, priser, produktval, regler och gränsvärden behöver spegla hur det enskilda tryckeriet faktiskt arbetar.

Det arbetet ska göras ordentligt en gång, så att beställningarna därefter kan bli enklare varje gång de återkommer.

Driver du ett tryckeri och känner igen dig i mejlkedjorna, filproblemen och de återkommande beställningarna?

Då tror vi att det är värt ett halvtimmes samtal.